Notion Calendar es una aplicación de calendario aparte de Notion, que se conecta a tus calendarios de Google y, si lo usas, a tus bases de datos de Notion.
Merece la pena si te encaja su forma de trabajar. Y no merece la pena si esperabas otra cosa, así que vamos a aclarar primero qué es y qué no.
Qué es y qué no es
No sustituye a Google Calendar. Es una forma distinta de ver y manejar los mismos eventos. Tus datos siguen viviendo en Google; esto es una ventana mejor.
No es parte de Notion. Es una aplicación separada, con su propia descarga. Puedes usarla sin tener Notion, y de hecho mucha gente lo hace.
Lo que aporta es rapidez de uso: está pensada para manejarse con teclado, tiene atajos para casi todo, y une varias cuentas en una sola vista sin líos.
Para quién sí y para quién no
| Te va a gustar si… | Mejor quédate donde estás si… |
|---|---|
| Trabajas mucho con teclado y te molesta ir al ratón | Usas el calendario sobre todo desde el móvil |
| Manejas varias cuentas (personal, trabajo) | Tienes una sola cuenta y pocos eventos |
| Concretas reuniones a menudo y te cansa el ida y vuelta de correos | No quedas con gente por correo |
| Ya usas Notion y quieres ver ahí tus tareas con fecha | Tu calendario es de Apple o de Outlook y no de Google |
Ese último punto es importante y descarta a bastante gente: la integración fuerte es con Google. Si tu vida está en iCloud o en Outlook, esto te va a dar más trabajo que alegrías.
La instalación
Se descarga desde la web oficial de Notion. Hay versión para Windows, para Mac y para móvil.
Al abrirla te pide iniciar sesión y conectar tu cuenta de Google. Le vas a dar permiso para leer y modificar tus calendarios, que es lo que necesita para funcionar. Si eso te incomoda, esta aplicación no es para ti, y es una postura perfectamente razonable.
Si tienes varias cuentas de Google, añádelas todas desde el principio. Es donde más se nota la aplicación: ver personal y trabajo juntos sin cambiar de pestaña.
Lo primero que conviene configurar
- Qué calendarios se ven. Con varias cuentas conectadas aparecen todos, incluidos los de cumpleaños y festivos. Apaga lo que no mires.
- En qué calendario se crean los eventos nuevos. Por defecto puede no ser el que quieres, y acabas con cosas personales en el calendario del trabajo.
- La segunda zona horaria, si trabajas con gente de fuera.
- La duración por defecto de un evento nuevo. Treinta minutos suele ser mejor punto de partida que una hora.
Los atajos, que es donde está la gracia
Si vas a usarla con el ratón, no vas a ver la diferencia con cualquier otro calendario. La aplicación está construida alrededor del teclado.
Merece la pena aprender unos pocos: cambiar entre vista de día, semana y mes; saltar a hoy; crear un evento; buscar. Con cinco o seis atajos ya vuelas.
La aplicación tiene un panel de ayuda con la lista completa. Dedícale diez minutos el primer día; es lo que decide si la vas a seguir usando.
Compartir disponibilidad
Esta es probablemente su función más útil en el día a día.
Seleccionas varios huecos libres en tu calendario y generas un texto o un enlace para mandarle a alguien. La otra persona elige uno y el evento se crea solo.
Se acabó el intercambio de cinco correos para cuadrar media hora. Si quedas con gente a menudo, esto solo ya justifica instalarla.
La conexión con Notion
Si usas Notion, puedes mostrar en el calendario las bases de datos que tengan una propiedad de fecha. Tus tareas con fecha aparecen junto a tus reuniones.
Es útil, con un matiz: funciona mejor como vista que como sitio donde trabajar. Para editar a fondo una tarea seguirás yendo a Notion.
Y conecta solo las bases de datos que de verdad quieras ver. Si enchufas todas, el calendario se convierte en una pared de colores ilegible, que es justo lo contrario de lo que buscabas.
Sus límites, dichos claramente
- Depende de Google. Sin cuenta de Google, poco que hacer.
- La aplicación de móvil es más limitada que la de escritorio. Si vives en el móvil, no vas a notar las ventajas.
- No gestiona tareas. Muestra las de Notion, pero no es una aplicación de tareas.
- Es otra aplicación más que instalar y mantener. Si Google Calendar te funciona bien, no hay ninguna obligación de cambiar.
Pruébala una semana. Si al séptimo día sigues abriéndola sola, se ha ganado el sitio. Si has vuelto a Google Calendar sin darte cuenta, ya tienes tu respuesta.