Notion tiene un problema curioso: es tan flexible que la mayoría de la gente lo abre, ve una página en blanco, se pasa dos horas montando un sistema precioso y no vuelve a entrar nunca.
Esta guía va justo de lo contrario. Montar lo mínimo, usarlo, y ampliar solo cuando notes que falta algo.
Qué es Notion, en dos frases
Un sitio donde crear páginas que contienen texto, listas, archivos y tablas. Lo que lo diferencia de un cuaderno de notas normal es que esas tablas son bases de datos: puedes filtrarlas, ordenarlas y verlas de varias formas distintas.
Ahí está toda su gracia, y también el motivo de que la gente se pierda.
Antes de empezar: para qué lo quieres
Responde esto con una frase. En serio, párate un momento.
«Quiero dejar de apuntar cosas en cuatro sitios distintos.» «Quiero llevar el control de mis asignaturas.» «Quiero organizar las recetas.»
Si no puedes contestarlo, no montes nada todavía. Notion sin un problema concreto que resolver se convierte en una afición en sí misma, que es exactamente lo que le pasa a mucha gente.
Lo mínimo que merece la pena montar
Tres cosas. Ni una más al principio.
1. Una bandeja de entrada
Una página suelta donde vuelcas todo lo que se te pasa por la cabeza sin ordenarlo. Ideas, recados, enlaces, lo que sea.
Es la pieza más importante y la que más se salta la gente. Si tienes que decidir dónde va cada cosa en el momento de apuntarla, vas a dejar de apuntar. Que haya un sitio donde tirar cosas sin pensar es lo que hace que el sistema sobreviva.
Instala la aplicación en el móvil y ponla en la pantalla de inicio. Si apuntar algo cuesta más de cinco segundos, no lo harás.
2. Una base de datos de tareas
Aquí es donde la gente se emociona y monta quince columnas. No lo hagas. Con cuatro te sobra:
- Nombre. Qué hay que hacer.
- Estado. Pendiente, en curso, hecha.
- Fecha. Solo si la tiene de verdad. No inventes fechas límite para cosas que no las tienen.
- Área. Trabajo, casa, estudios. Tres o cuatro opciones como mucho.
Prioridades, niveles de energía, estimaciones de tiempo: todo eso suena muy bien y casi nadie lo rellena después de la primera semana.
3. Un sitio para notas
Otra base de datos, con nombre, fecha y una etiqueta de tema. Apuntes, artículos guardados, ideas desarrolladas.
Separada de las tareas, porque son cosas distintas: una tarea se cierra, una nota se consulta.
Las vistas, que es lo que hace útil una base de datos
Una misma base de datos se puede mirar de varias formas a la vez. Esto es lo que de verdad aporta Notion sobre una lista normal, y mucha gente no llega a descubrirlo.
Sobre tus tareas, crea estas tres vistas:
- Hoy. Filtrada por fecha igual a hoy y estado distinto de hecha. Es la que abres al empezar el día.
- Esta semana. Filtrada por los próximos siete días. Para planificar.
- Sin fecha. Todo lo que no tiene plazo. Se revisa una vez por semana para que no se pudra ahí dentro.
Con esas tres ya tienes un sistema que funciona. Todo lo demás es adorno.
La rutina semanal que sostiene todo
Sin esto, cualquier sistema se cae en un mes. Da igual lo bonito que sea.
Una vez por semana, veinte minutos:
- Vacía la bandeja de entrada. Cada cosa: la conviertes en tarea, la mueves a notas, o la borras. La bandeja tiene que quedar a cero.
- Repasa las tareas sin fecha. ¿Sigue teniendo sentido? Si algo lleva dos meses ahí y no lo has hecho, probablemente no vas a hacerlo. Bórralo sin culpa.
- Mira la semana que viene. Qué hay, qué falta, qué no va a caber.
Ponlo en el calendario como una cita contigo. Es el hábito que separa un sistema vivo de uno abandonado.
Los errores que hunden a casi todo el mundo
- Copiar una plantilla enorme de internet. Están hechas para el flujo de trabajo de otra persona. Vas a mantener campos que no entiendes y a no usar la mitad.
- Meterlo todo el primer día. Migrar cinco años de cosas antes de saber si el sistema te sirve es la forma más rápida de abandonarlo.
- Confundir montar con avanzar. Retocar la portada da una sensación de productividad estupenda y no adelanta ningún trabajo real.
- Usarlo para lo que no sirve. Notion es lento abriendo en móvil comparado con una app de notas rápida, y su calendario es limitado. No pasa nada por usar otra cosa para eso.
¿Y si Notion no es para ti?
Puede que no lo sea, y conviene decirlo.
Si lo que necesitas son tareas y ya está, una aplicación de tareas normal te va a ir mejor: más rápida, más simple, menos tentación de ponerte a decorar.
Si necesitas escribir mucho y buscar rápido, hay aplicaciones de notas que lo hacen mejor.
Notion brilla cuando quieres una sola cosa que lo aguante todo y no te importa que ninguna de esas funciones sea la mejor por separado. Ese es el intercambio.
El plan de las dos semanas
Si te decides, hazlo así:
- Día 1. Crea la bandeja de entrada y la base de tareas con sus cuatro columnas. Media hora, ni una más.
- Días 2 al 7. Úsalo. No lo toques ni lo mejores. Solo úsalo.
- Día 7. Primera revisión semanal. Apunta qué te ha molestado.
- Segunda semana. Arregla solo lo que te haya molestado de verdad. Nada más.
Al final de la segunda semana sabrás si esto es para ti. Y habrás perdido, como mucho, una hora.